Ekonomihantering i Muntra

På bloggen har vi tidigare gått igenom ekonomi och har bland annat har skrivit en bokföringsguide som ger dig en grundläggande inblick i affärsredovisning. Vi har även kompletterat den med en terminologilista över de vanligaste ekonomitermerna. Vidare skall vi i detta blogginlägg gå igenom ekonomihanteringen i Muntra. Administration av ekonomi är inte svårt när du fått in ett bra arbetssätt. Läs även vår guide för dagliga rutiner. 

Grunden i ekonomi handlar om affärshändelser. Vilket uppstår när en ekonomisk transaktion inom en verksamhet har ägt rum och dokumenteras med hjälp av en verifikation. Alla affärshändelser som sker i verksamheten måste bokföras och för att kunna bokföra en affärshändelse behövs det bevis för att den ägt rum. Till bevisen hör kvitton, fakturor eller kontoutdrag, i bokföringstermer kallas då dessa underlag för verifikationer. 

I Muntra hittar du klinikens verifikationer under Ekonomi > Mer > Verifikationer. 

Tar du in hjälp från en redovisningskonsult? 
Om din klinik tar hjälp av en redovisningskonsult med er ekonomi kan denne få ett eget inlogg till Muntra. Detta med anledning av att hen skall kunna logga in på egen hand och till exempel se över klinikens verifikat eller rapporter. 

Hur funkar det ur en patientdata synpunkt? 
En ekonom med eget inlogg i Muntra ser inte programmet på samma sätt som dig som behandlare. Hen ser endast ekonomi och kan inte se patientuppgifter som till exempel namn eller personnummer. Hen har även tillgång till samtliga rapporter, men mest relevant för er ekonom är att fokusera på ”Bokfört”

Hur ser ekonomiarbetsflödet ut för dig som behandlare i Muntra? 

Åtgärder > Faktura > Betalningar > Dagsavslut > Rapporter 

Åtgärder 
Det har du som behandlare stenkoll på och vi kommer inte att gå in i djupare detalj i detta. 

Faktura 
Det finns fem olika typer av fakturor i Muntra som även är färgkodade för att de dig en bättre överblick över klinikens fakturor och vilka du behöver ta tag i. 

Förskottsfaktura
Denna faktura genererar en förskottsbetalning. När du skapar fakturan genereras det automatiskt ett tillgodo för patienten. Då patienten har betalat för behandlingen men inte har genomgått den än. Man kan säga att det från klinikens håll skapas en skuld till patienten. Detta innebär även att betalningen som kommit in från patient aldrig skall kopplas bort från fakturan, då de inte kan kopplas tillbaka. Se artikeln på vår support Wiki om hur du skapar en förskottsfaktura.

Direktbetalning
Som namnet avslöjar är direktbetalning när patient betalar fakturan i direkt koppling till sitt besök. Vilket betalas antingen kontant, med kort eller Swish.  Detta kallas även kontantfaktura i Muntra.

Landstingsfaktura
När patienten inte skall betala något, alternativt enbart betala patientavgift. Olika regioner har olika regler, vad som gäller i din kliniks region har du säkert redan koll på. Men i det fallet att en patient skall betala patientavgiften själv, behöver du bryta ut den delen till en egen faktura. För att se hur du gör det, se artikeln på vår support wiki. 

Faktura
Patienten ska betala sin behandling via faktura. Där kan du på kliniken själv välja om du vill använda Muntras fakturaservice, där vi skickar ut fakturan åt dig. Du kan även använda PayZmart för att sälja fakturan till dem. Det sista alternativet är att själv skriva ut fakturan direkt via Muntra och skicka med patienten, eller att posta den hem till patienten.   

Kreditfaktura
Kreditfaktura används för att skriva av en faktura. Ett exempel på en situation när du vill skriva av en faktura kan vara om du råkar skapa en felaktig faktura och vill korrigera. Det går även att delkreditera en faktura för mindre korrigeringar. 

Betalning 
Vilka betalsätt som du vill använda på din klinik går att ställa in själv. Genom att klicka på kugghjulet uppe till höger och vidare till Ekonomi > Betalsätt. 
Det finns det sex olika betaltyper:

• Kort 
  
• Kontant 
  
• Swish 
  
• Bankgiro 
  
• Plusgiro 
  
• Bankkonto

Men du kan även lägga till egna betalsätt. Observera att dessa dock behöver kopplas till ett av de sex betaltyperna. Till exempel kanske du vill särskilja på American Express betalningar och kan då lägga till betalsätt American Express och koppla den till betaltypen Kort. 

Dagsavslut 
Dagsavslut är precis som det låter, ett avslut av på dagens betalningar. Efter dagsavslutet är signerat är det låst och det går inte att lägga till fler betalningar. Notera dock att det inte går att signera dagsavslutet om den innehåller en differens. Om det skulle uppstå får du gå igenom dagens kvittoslippar och jämföra med listan över patienter i Muntra. I dagsavslutet ser du även fördelning mellan de olika betalsätten, så det är även bra att se över de andra sätten om det skulle vara en differens. 

Rapporter 
I Muntra hittar du tre olika kategorier av rapporter Bokfört, Journalfört och Patient som ger dig en bra överblick över din klinik och hur det går för den. 

Under fliken Bokfört hittar du: 

• Balansrapport - redovisar organisationens skulder och tillgångar per bokföringskonto. 
  
• Fakturerat - Klinikens summa av belopp på fakturor och krav. Beloppen återspeglar klinikens fakturering och kan därför skilja sig från det som bokförts eller journalförts.
• In- och utbetalning - Klinikens in- och utbetalningar. 
• Kundreskontra - Klinikens obetalda fakturor och krav per valt datum.
  
• Omsättning - Organisationens summa av belopp bokförda på valda försäljnings- och momskonton. Beloppen återspeglar organisationens bokföring och kan därför skilja sig från det som journalförts eller fakturerats.
  
• Upparbetat - Klinikens ännu ej fakturerade behandlingsåtgärder per valt datum.
  
• Utstående till godo - Klinikens tillgodon som inte kvittats mot faktura / behandling, per valt datum.
  
• Valda bokföringskonton - Organisationens summa av belopp bokförda på valda bokföringskonton.

Under fliken Journalfört hittar du:

• Journalfört - Summan av belopp i journalförda behandlingsåtgärder som signerats och/eller fakturerats. 
  
• Åtgärder att fakturera - Åtgärder som signerats men ännu inte fakturerats / debiterats mot patient. Om det är en FK-åtgärd så har den också skickats till FK.

Under fliken Patient hittar du: 

• Antal patienter - Totala antalet patienter registrerade i klinikens Muntra-databas, just nu.
  
• Antal patienter per födelseår - Totala antalet patienter registrerade i klinikens Muntra-databas, per födelseår.
  
• Antal patienter per datum - Totala antalet patienter registrerade i klinikens Muntra-databas, per datum.
  
• ATB-patienter - Patienter med återstående ATB som löper ut inom 60 dagar och som inte behandlats under de senaste tio månaderna. 
  
• Nya patienter - Lista med patienter per datum då patienten skapades i klinikens Muntra-databas. 
  
• Tid med patienter - Summa av timmar inbokade med patienter per datum. 
  
• Transaktioner per patient - Patientens saldo för tillgodo/skuld gentemot kliniken mellan två datum, och förändringar i saldot under perioden.
  
  

Vi hoppas att du fått bättre koll på din ekonomihantering i Muntra och att du genom att bygga upp en smidigt ekonomiflöde kan få mer tid över till tandvård och att möta dina patienter. 

Vill du underlätta din ekonomihantering med Muntra?