Många som arbetar inom tandvård tror sig veta att överlevnaden för en tandklinik hänger på är ett stadigt flöde av nya patienter. Vilket är ett mått som många kontinuerligt mäter. Visserligen är ett stadigt flöde av nya patienter eftersträvansvärt. Men flertalet nya patienter innebär även ett mer hektiskt schema. I förlängningen innebär detta att kliniken behöver anställa fler behandlare, kostnaderna ökar, och vikten av bra marknadsföring gör detsamma. Summerat innebär det att fler nya patienter inte automatiskt leder till en ökad vinst. Många gånger innebär det istället att du som klinikägare behöver arbeta hårdare och upplever en mer påtaglig känsla av otillräcklighet utan att det direkt reflekteras på vinsten. Detta mönster är vanligare än man tror när det gäller vårdgivare som driver egen klinik.
Därmed är en stor utmaning inom tandvården att bibehålla ett stadigt flöde av intäkter. Det är vanligt att tandkliniker upplever stor skillnad från en månad till en annan vilket kan bero på säsong, erbjudanden eller till exempel sjukdom. En månad med lägre intäkter kan leda till att kliniken ligger efter under en period, vilket kan kännas frustrerande.
Som egenföretagare och tandläkare behöver du ställa dig frågan om du vill vara okej (medelmåttig) eller om du vill anstränga dig för att göra ditt bästa? Svaret känns ganska självklart. Om du skall anstränga dig, varför då inte se till att jobba smartare?
Till detta blogginlägg har vi utgått från boken Profit first for dentists: proven cash flow strategies for financial freedom skriven av Drew Hinrichs och Barbara Stackhouse. För att förstå deras tolkning av principen ”Profit first” alltså ”Vinst först”, behöver vi börja med att reda ut vad vinst inte är.
Det är inte pengar du betalar ut till dig själv för att vara tandläkare och behandla patienter på din klinik. Du betalar ut lön till dig själv för att vara tandläkare på kliniken, precis som du skulle betala en medarbetande tandläkare lön för att arbeta på din klinik. Vinst är alltså inte likställt med din lön som ägare av en klinik.
Om det inte är din lön, vad är då vinst?
Det bästa sättet att förstå detta är att se dig själv som innehavare av två helt olika roller på kliniken. Den första som vårdgivare. Den andra som att vara företagare och ledare. Du har tagit risken för företagsägande och du gör alla dessa extrajobb som krävs av dig som ägare. Vilket innebär att du förtjänar att få betalt för din tid, engagemang, ansträngning och risk. Detta är vad vinst är till för, utöver din lön.
Att ha verklig lönsamhet ger dig som företagsledare frihet. Att inte behöva vara stressad över kassaflödet i ditt företag innebär att du blir mer avslappnad. Vilket kommer att spilla över på dina patienter och kliniken i stort. Genom att se till att vara lönsam får du även mer tid över som du kan lägga på dina patienter. Vilket leder till en bättre mer högkvalitativ vård som inte är förhastad. Därför är det viktigt att inte enbart sätta kvalitén tandvården framför verksamhetens behov, även om kvalitén givetvis spelar stor roll också. Se därför till att pengarna kommer på plats tidigt och att du kan bygga en solid ekonomisk grund för lönsamhet på kliniken. Sedan kommer tandvården ovanpå det.
GAAP
Det finns grundläggande bokföringsformel som kallas för GAAP och innebär försäljning - kostnader = vinst. Vilket kan tolkas som att allt som behövs för ett lönsamt företag är att öka försäljningen, spendera lika mycket eller mindre och behålla resten av pengarna så kommer ägarnas inkomster att öka. Men riktigt så enkelt är det inte alltid.
I profit first-modellen avsätts vinsten innan du betalar ut lön till dina medarbetare, dig själv och betalar räkningarna. Genom att vända på ekvationen kan du få en bättre kontroll över hur ditt beteende påverkar vinsten: försäljning - vinst = utgifter. Enligt detta synsätt räknar du på att ta ut vinsten först och sedan betala dina utgifter med det som blir kvar från försäljningen. Alltså ”Profit first”.
Vill du testa hur bra koll din klinik har på sin ekonomi? 
Fyra kärnprinciper för profit first modellen
Företagandets små tallrikar
Den första principen handlar om beteendeförändringar baserat på vad som finns tillgängligt. En parallell som Hinrichs och Stackhouse drar i boken är till dietkulturen. Där du genom att välja en mindre tallrik inte kommer att få plats med lika mycket mat och därmed kommer att äta mindre. Detsamma gäller tid. När du arbetar med ett projekt och du vet att du har en månad på dig att få det gjort, skulle du förmodligen ta hela månaden att slutföra det, men när du vet att du bara har några dagar på dig, så får du klart projektet ändå på något sätt.
Hur relateras detta till ekonomi? Det är ganska simpelt - när du har mindre pengar på ditt bankkonto blir du sparsam och innovativ och du kommer att spendera mindre.
Sekvensen spelar roll
Vi har en kognitiv fördom mot information som presenteras förr snarare än senare. Detsamma gäller även för saker på en lista, där vi är mer benägna att göra det som står överst på listan först. Av den anledningen fungerar även GAAP formeln i omvänd ordning bättre än “originalet”. Vi placerar vinsten före utgifter och prioriterar således det först.
Ta bort frestelsen
Att inte ha skräpmat hemma gör det mindre bekvämt att få. Utom synhåll och därmed bortom tanke. Genom att flytta vinsten till ett konto som du inte har omedelbar tillgång till kan resultera i att du låter den vara. Brist på omedelbar tillgång tar bort frestelsen av att spendera och du börjar nöja dig med de utgifter som kliniken redan har.
Försäljning (producera och samla) - vinst (lägg åt sidan, ingen frestelse) = utgifter (sparsam och innovativ). Genom att följa denna formel kommer fantastiska saker att hända.
Framtvinga en rytm
Att hetsäta är aldrig bra. Det är samma sak för pengar. Istället för att ständigt försöka komma ikapp eller gå in i panikläge när alla räkningar förfaller, etablera en veckorytm och ett flöde till pengarna som kommer in och går ut ur verksamheten. Att skapa ett konsekvent kassaflöde vecka ut och vecka in tar bort panikknappen och ersätter den med sinnesfrid.
Återinvestera i din tandläkarverksamhet
Det är vanligt att som ägare av tandläkarmottagningar tro att vi alltid måste även investera i praktiken, annars kommer verksamheten inte att växa. Låt oss tänka igenom detta. Vad är egentligen affärstillväxt?
Att öka lönsamheten är det snabbaste och hälsosammaste sättet att få sitt företag att växa. Vilket inte automatiskt betyder att vi inte ska investera pengar tillbaka i verksamheten, men det betyder att vi bara ska göra det när vi faktiskt har vinst som vi kan nyttja till dess fulla potential. Det är vanligt för företag, särskilt tandkliniker, att ständigt söka ny teknik eller utbildning som ett sätt att få verksamheten att växa. Men det behöver inte alltid innebära automatisk tillväxt.
För det första generera vinst - kassaflödesvinst, vilket kommer att öka värdet av praktiken mer än något annat. Därför är ”Profit first” mekanismen ett sunt tankesätt för konsekvent tillväxt, eftersom den tvingar oss att undersöka verksamhetens utgifter. När du implementerar ”Profit first”, kommer du att upptäcka att du är innovativ och sparsam när du lär dig vad som verkligen händer med din ekonomi. Avslutningsvis är det möjligt att göra både och - generera vinst och återinvestera samtidigt.
Sätt för att undersöka verksamhetens utgifter är att göra gedigen efterforskning vid inköp och ställa dem mot de utgifter som redan finns. Till exempel är ett bra tips att se över sina IT-kostnader. Ett sätt att sänka de kostnaderna kan vara att byta till ett molnbaserat journalsystem. Vilket tar bort behovet av en server och därmed sänker IT-kostnaderna markant. Både vad gäller underhåll av server och behovet av en IT-tekniker.
Vill du veta mer?
Andra sätt att minska kostnader på är att se
Andra sätt att minska kostnader på är att se över vem man har som leverantör av förbrukningsmaterial, kan ni till exempel göra större men färre beställningar för att slippa fraktkostnader. Eller rentav byta leverantör till någon med förmånligare priser.
Oavsett vilka förändringar som just din klinik väljer att göra, beror fullt ut på kliniken och dess behov/förutsättningar. Det finns ingen magisk regel som automatiskt leder till tillväxt och ett välmående bolag. Detta är endast en guide kring hur du som klinikägare kan tänka för att få bättre koll på klinikens ekonomi för att ta bättre beslut.