Att ta över en redan väletablerad klinik är en sak, att ta över en väletablerad klinik och förflytta den 20 år framåt i tiden till 2022 är något annat. Just det gjorde Arash och Aria för tre år sedan. Hur lyckas man med det? Vi besöker Priodent och hör mer om deras resa fram till där de är idag.
Priodent - samma som förr fast bättre står det på er hemsida. Berätta lite om utvecklingen av kliniken?
Arash: Den här kliniken har funnits i över 20 år och var både väletablerad och välkänd av patienter i området. Vi kom i kontakt med verksamheten via gemensamma kontakter och jag blev tillfrågad att hjälpa till med hjälpa till med mer avancerade behandlingar på kliniken. Vilket jag bestämde mig för att göra.
Den tidigare ägaren skulle gå i pension och efter en tid på kliniken frågade han om jag var intresserad av att ta över verksamheten efter honom. Jag tänkte igenom saken, diskuterade med ägaren och Aria och började luta mer och mer åt det hållet. Så på den vägen var det. Sedan vi tog över har vi jobbat mycket med förbättringsarbete här på kliniken, med allt från totalrenovering av lokalen, namnbyte, uppdatering av både hård- och mjukvara.
Kan du berätta mer om ombyggnationen? Höll ni kliniken stängd under bygget?
Arash: Nej, den möjligheten hade vi inte. Renoveringen pågick i 9 månader, det hade inte gått att stänga ner under så lång tid. Det hade inte varit rätt gentemot våra patienter som behövde vår hjälp och vård.
Men det var helt klart utmanande tider. Vissa perioder var det verkligen svårt att jobba samtidigt som det renoverades. Under långa perioder hade vi till exempel endast tillgång till ett behandlingsrum. Vi fick även sätta upp tillfälliga sterilutrymmen, vilket var en utmaning. Men vi fick det att funka i största möjliga mån, vi jobbade i skift och fick hitta smarta lösningar.
Vad har ni mer gjort för förändringar på kliniken?
Arash: Vi har gjort mycket, förutom att renovera har vi köpt in helt nya behandlingsstolar, utrustning samt expanderat teamet. Vi började med ett fåtal anställda och nu är vi runt 15 medarbetare som dels arbetar kliniskt, men även ett team som arbetar med ekonomi, marknadsföring och teknik.
I samband med renoveringen byggde vi till ett ett femte behandlingsrum för att kunna ta emot fler patienter som ville lista sig hos oss samt att vi anställde fler tandläkare och tandsköterskor för att kunna möta vårdbehovet. Vi har även byggt ut kliniken med ca. 80 kvadratmeter och expanderat receptionen och väntrummet. Vi hade kunnat bygga till fler behandlingsrum men vill hålla kliniken och behandlingsrummen stora och luftiga för våra patienters bekvämlighet.
Ni har även bytt namn på kliniken - hur kom ni fram till det?
Arash: Namnet kommer från kärnan i verksamheten, vilket är patienterna. Visionen har alltid varit att hålla patienten i fokus. Det kanske låter klyschigt, men det är inte alltid så i verkligheten. När man väl kommer ut i arbetsfältet och börjar jobba, som i alla branscher, är det så många andra faktorer som påverkar hur arbetet sköts. Men visionen för oss har som sagt alltid varit patienten i fokus. Prioritera det som betyder mest, alltså patienten och därav namnet Priodent.
Målet är att försöka etablera en verksamhet där vi skall kunna erbjuda högkvalitativ, modern tandvård till människor som verkligen behöver det och till rimliga priser. Så att alla kan få möjlighet att ta del av den typen av optimal behandling och vård som finns tillgänglig på marknaden.
Det stämmer ganska väl in på era värdeord - professionella, transparenta, trygga och innovativa - hur jobbar ni med dem i det dagliga arbetet?
Arash: Värdeorden kommer från vad vi vill återspegla både internt och externt i kärnverksamheten. Att ha ett professionellt förhållningssätt både gentemot våra patienter/kunder och leverantörer. Men inte minst oss kollegor emellan. Det skapar en trygg arbetsmiljö och en professionalism som genomströmmar utåt. Vad man än gör, oavsett bransch är det kvalitet man eftersträvar.
För att kunna uppnå högkvalitativt arbete behöver man ha professionell disciplin. Så de två hänger tätt ihop. Det är även oerhört viktigt att ständigt se över sig själv och se vilka förbättringar man kan göra. Vilket då går över till att jobba innovativt. Att jobba innovativt för mig innebär att sträva efter nya kunskaper men även att jobba agilt och vara anpassningsbar efter situationer.
Inte minst har vi lärt oss det från pandemin som vi fortfarande lite halvt befinner oss i. Det var mycket vi fick lära oss under den perioden. Man måste ha beredskap till att göra vissa ändringar för att kunna fortsätta jobba på bästa möjliga sätt utifrån vad förutsättningarna är. För alla har det varit en tuff period, inte minst psykologiskt, men även finansiellt. Vilket även är något som vi sett hos våra patienter. Detta har gjort att vi har varit tvungna att ta ett steg tillbaka för att titta på hur vi kan anpassa oss genom att arbeta innovativt och agilt.
Vi ska ha ett transparent förhållningssätt gentemot varandra och våra patienter. Vi jobbar inom vård, och det är viktigt att människan sätts i fokus. Det innebär att det är upp till oss som behandlare att se till att våra patienter är väl införstådd och delaktig i de vårdbeslut som tas angående patientens munhälsa.
Det är viktigt att vara informativ gentemot patient och att tydligt visa fördelar, nackdelar, risker och bieffekter av behandlingar. Inte minst vad gäller de ekonomiska aspekterna av tandvården. Det finns en gammal tro om att tandvård är extremt dyrt. Det får vi höra ofta från patienter, oavsett var man jobbar. Det verkar vara den gemensamma samhällsbilden över hur tandvården i Sverige funkar. Överlag är det därför viktigt att vara transparent mot patienter. Förklara hur det ligger till, vad som kommer göras, hur mycket det kommer att kosta och varför man rekommenderar behandlingen.
Ni har en ny hemsida - vad var viktigt när ni tog fram den?
Arash: Hemsidan är ett viktigt verktyg för alla verksamheter. För oss var det viktigt att uppdatera den då den gamla var utdaterad och inte speglade det som vi vill förmedla. Vi tänkte mycket på vår målgrupp när vi tog fram hemsidan och gjorde den lättnavigerad och informativ.
Vi vill även att det ska vara lätt för patienter i alla åldrar att komma i kontakt med oss - oavsett om det är för att boka en tid, lista sig eller ställa frågor till våra tandläkare. Vår tjänst att vi ringer upp patienten har vi märkt är mest populär bland våra äldre patienter medan andra väljer att boka tid själva direkt i vår online-bokning.
Vi försöker bjuda på så mycket information som möjligt på ett okomplicerat sätt. Därför kan våra patienter läsa svar på de allra vanligaste frågorna samt även ställa sina egna frågor direkt till behandlarna som svarar på dessa. Vi har även lagt till vår kompletta prislista som ett led i att vara transparent gentemot våra patienter. Detta för att alla ska kunna söka på åtgärder och jämföra våra priser med andra aktörer i samma bransch vilket många patienter uppskattar.
Hur har den nya hemsidan påverkat patientflödet?
Arash: Vi har sett en stor skillnad. Det är dagligen nya patienter som listar sig hos oss via hemsidan och i och med att vi nu erbjuder online-bokning så är det färre patienter som ringer receptionen för tidsbokning - utan de bokar sin tid själv när som helst på dygnet när det passar dem.
Aria: Tidigare behövde man aktivt kontakta oss genom att ringa eller mejla. Vilket ibland kunde vara omständigt eller ta onödigt lång tid. Patienterna verkar uppskatta att man kan anmäla sig för att bli uppringd istället för att behöva ringa oss.
Arash: När sådana saker som att boka tid blir krångligt vänder man sig någon annanstans. Till exempel om jag sitter och skall försöka boka bord på en restaurang och jag inte riktigt kommer fram vid första försöket, då är det sällan jag försöker igen. Jag går vidare till nästa för att hitta en snabb lösning.
Ni har använt Muntra sedan januari i år, men har haft koll på oss ett tag eller hur?
Aria: Vi kom i kontakt med Pontus hos er redan 2018. Vi började se oss runt bland olika leverantörer av journalsystem och på så vis kom vi i kontakt med Muntra.
Arash: Ja, det är längesen nu. Då var inte ens beslutat om vi skulle ta över verksamheten eller inte. Men eftersom jag hade kommit in och börjat hjälpa till i verksamheten sa jag ganska direkt att vi borde byta journalsystem. Det journalsystemet som vi hade på kliniken då var verkligen utdaterat och gammaldags. Att byta journalsystem var en av de högst prioriterade punkterna över saker jag ville förändra på kliniken efter att vi tog över.
Hur gick övergången när ni väl bestämde er?
Arash: Det var en ganska känslig period, framförallt när datan skulle konverteras från vårt gamla system. Det var över 20 år med data. Innan bytet hade vi pratat med lite olika leverantörer och fått en del olika svar om vad som gick att få med och vad som inte gick att få. Jag minns specifikt när vi pratade med Pontus och han svarade att vi skulle få med all data.
Jag tittade på honom och sedan på Aria med en viss skepsis. Jag tänkte att om det är sant så är det helt fantastiskt, med jag trodde inte riktigt på det. Men han och Muntra levererade över förväntan, vilket var helt fantastiskt. Det har gått mycket smidigare än vad vi hade förväntade oss. För min del som behandlare går det knappt att jämföra hur mycket smidigare det är idag jämfört med då. Det är så mycket enklare att jobba idag.
Aria: Jag hade inte jobbat i så många journalprogram innan vårt förra. Men det var en stor skillnad. Med allt från hur lätt det är att hitta saker, sen är även er support grym. Den är tillgänglig och man får känslan av att inget är omöjligt, vilket är jätteskönt. Allting löser sig med Muntra. Oftast kan man dock lösa problemen själv, vilket är perfekt för oss.
Tveka inte på att höra av er med frågor om hur en övergång till Muntra kan gå till för just er klinik!
Vad är det bästa med Muntra?
Arash: Det är så bra att systemet alltid utvecklas. Det är jätteroligt att vi får kontinuerliga nyhetsbrev med nya funktioner och förbättringar som har gjorts i Muntra. I vårt tidigare system kunde saker strula och det var så omständigt att få hjälp, så vi fick ofta hitta på alternativa lösningar på egen hand. Vilka vi inte ens visste om de skulle fungera eller inte. Det fanns ju inga garantier för om det skulle krångla igen längre fram eller inte. Det känns ju inte bra att jobba på det sättet.
Men samtidigt i den dagliga verksamheten på en tandläkarklinik, kan man inte sitta och vänta på svar för hur man skall göra med en åtgärd eller journalanteckning som inte går igenom. Man kan inte sitta och vänta en vecka på en lösning på något sådant. Det går inte att dra ut på saker.
Aria: Jag skulle säga bokföringen. Det är så pass enkelt i Muntra, ni har tänkt lite annorlunda när det kommer till det jämfört med andra. Det är jätteenkelt. Man fixar all administration på en timme max.
Arash: Det jag tror är Muntras största styrka är framförallt att man har lyssnat på användaren. Man har försökt att utgå från användarens perspektiv. Det finns journalsystem som har extremt många funktioner, som är helt onödiga. Vilket gör jobbet ännu mer komplicerat. Det spelar ingen roll hur avancerat det än må se ut, om det inte är användarvänligt. Det sätter bara käppar i hjulet i den dagliga verksamheten. Så Muntra har varit väldigt duktiga på att anpassa och lyssna på vad marknaden vill ha och behöver. Både ur vård och behandlingsperspektivet men även det administrativa/ekonomiska.
Sen gillar jag att Muntra är ett ungt team som alltid strävar efter att bli bättre. När vi hittar sådant som vi tycker är krångligt brukar vi höra av oss till Muntra för att se om det finns en lösning. Men om det inte gör det skrivs det ner som ett önskemål. Så ser ni efter om det finns flera personer som har haft samma problem.
Ni var lite inne på ett smidigare arbetssätt - har ni några exempel?
Arash: Rent generellt så är allt mer logiskt. Tidigare när vi jobbade i vårt gamla system och jag fick in en patient som hade ett stort behandlingsbehov, hände det nästan aldrig att jag hann skriva ett kostnadsförslag till patienten vid samma tillfälle. För det kunde bokstavligen ta mig 45 minuter att lägga in alla åtgärder i kostnadsförslaget. Det blev alltid så att jag fick skicka hem patienten, skriva kostnadsförslaget och sedan återkoppla till patienten vid ett senare tillfälle. Vilket kunde innebära ytterligare ett besök hos mig på 30-40 minuter. Vilket var helt bisarrt att patienten behövde ta sig hit en gång till, innan de ens kunde fatta ett beslut om de ville genomgå behandling eller inte. Samtidigt tar man ju även tider från andra patienter som behöver vård.
Jag gjorde ju inte så för att det var nödvändigt ur en behandlingsaspekt, utan för att det tekniska krånglade alldeles för mycket. Nu tar det mig kanske 5 minuter att skriva ihop ett kostnadsförslag. Detta på grund av att Muntra är så mycket smidigare och genomtänkt. Jag som behandlare vill koncentrera mig på mitt jobb, vilket är att arbeta med patienter och i munnen. Jag vill inte behöva lägga ner onödigt mycket tid för att sitta och krångla framför en dator. Den delen skall bara flyta på.
Som verksamhetsägare och som chef är det även skönt att slippa höra klagomål från personalen om hur jobbigt det är. Så den biten är också jätteskön kan jag säga. Nu flyter allt på.
Aria: Det som jag tycker om mest är att menyn är mer avskalad. Det är färre knapptryck till att ta sig dit man vill, vilket gör att det är svårt att göra fel. Man hittar allt. Jag jobbar inte kliniskt utan jobbar mer administrativt i Muntra. För min del är det två knapptryck för att få fram en rapport. Tidboken är samma sak där. Jag är supernöjd med Muntra.
Priodent lever sannerligen upp till sitt namn. Patienten står i fokus och alla förändringar som har skett och kommer att ske på kliniken utgår från patientens bästa. Arash och Arias målmedvetenhet för att bygga upp den bästa kliniken är outtröttlig och fylld av passion. Vilket märks tydligt redan när man kliver in genom dörrarna hos Priodent.