Väntrummet är enligt många patienter betingat av ångest- och stresskänslor. Osäkerheten kring sin egna vård framkallar oftast ångest och en förlängd väntetid framkallar stress.
Ofta har patienter också tagit ledigt från jobbet eller dylikt för att klämma in ett tandläkarbesök, därför kan stress upplevas ännu starkare om behandlingen blir försenad.
Enligt en undersökning uppgav 85% att de oftast får vänta 10-30 minuter efter deras bokade tid innan de får hjälp av sin behandlare. 63% upplevde att väntetiden var den mest stressande delen av besöket. Samma undersökning visade även att patienten väntar i snitt 20 minuter innan de känner att du slösar deras tid.
Förseningar händer alla och det händer också rätt ofta. Därför är det viktigt att göra väntetiden så behaglig som möjligt för patienten.
Det finns två sätt att förbättra dina patienters väntetid. Det mest uppenbara är att minska på en faktiska tiden som patienten faktiskt sitter och väntar. Det andra är att minska den uppfattade tiden som patienten väntar. I en studie visade man till och med att den uppfattade väntetiden påverkar kundnöjdheten mer än den faktiska väntetiden.
Här kommer några tips på hur ni kan få väntetiden att kännas mindre lång.
Städa upp väntrummet under dagen
Smutsiga koppar, tomma pappersmuggar eller annat skräp som ligger framme kan dra ner på omdömet hur bra behandlaren än är.
Gör därför några rundor per dag för att se till att väntrummet är rent och fint. Ta ex. som vana att alltid kolla igenom väntrummet när du kallar in en ny patient.
Stäng av Dr Phil.. Om du har en TV, visa något annat. Att ha en TV i väntrummet gör oftast mer ont än gott enligt undersökningar. Patienter vill helt enkelt kunna välja själva vad de ska göra med sin tid och inte få det påtvingat.
Att ha en TV eller en skärm i väntrummet kan däremot vara bra på andra sätt.
En TV kan fungera lugnande om man spelar upp videos eller bilder med lugnande motiv. Nu i vintertid, varför inte visa en brasa? Den kan då fungera ångestdämpande vilket som tidigare nämnt är en vanlig känsla hos patienter i väntrum.
TV:n kan även vara ett kommunikationsmedel. Läs mer om detta längre ner.
Håll läshörnan uppdaterad
Uppdatera ditt läsmaterial regelbundet.
Överväg också vad för typ av läsmaterial du vill erbjuda. Tidningar som ex. snabbt blir utdaterade eller inaktuella kanske är mindre roligt eller sämre ekonomiskt då de behöver uppdateras oftare. Om du också kan undersöka och se vad de flesta väljer att läsa kan du sedan mer strategiskt köpa in relevant läsmaterial.
Kan du erbjuda något till alla olika kunder? Olika åldersgrupper är normalt intresserade av olika ämnen. Tänk även över att erbjuda läsmaterial i flera olika språk.
Här kan du också passa på att lägga fram broschyrer och reklamblad.
Släpp in naturen
Att släppa in naturen i väntrummet är också ett sätt att minska upplevd ångest och stress. Om det är möjligt - ha väntrummet vid ett fönster. Bara en glimt av naturen eller utsidan kan förbättra upplevelsen.
Annars, sätt fram växter och sätt upp tavlor med naturmotiv. Det ger patienter en familjär känsla och en känsla av trygghet.
Tänk på möbleringen
Det viktigaste att tänka på är att variera grupperade med individuella stolar för både familjer och individer.
Om det finns en TV, sätt bara en del av stolarna runt TVn.
Ha ‘privata’ sektioner med endast en stol för de som vill ha avskildhet.
Se även över om det är möjligt att ha bord och stolar till det. Detta kan vara särskilt bra för de som vill ta upp jobbdatorn i väntan på behandlingen. Tänk även på att ha stolar med armstöd för era äldre eller funktionshindrade patienter.
Möbleringen är en viktig del av väntrummet. Nu under pågående pandemi är det såklart inte optimalt att följa ovanstående råd, utan fokus bör ligga på att skapa så mycket utrymme mellan patienter som möjligt.
Erbjud patienterna ett “working space”
Som tidigare nämnt så är det många patienter som behöver gå till tandläkaren på arbetstid. Se därför till att patienterna kan få sitt jobb gjort medan de väntar.
Gör väntrummet arbetsvänligt helt enkelt och gör det möjligt att:
- Ladda telefon/datorn.
- Koppla upp till WiFi.
- Ställa datorn på ett avlastningsbord.
Ärlighet varar längst, var transparent
Enligt en undersökning uppgav 80% av patienter att de skulle känna sig mindre frustrerade om de bara visste i förtid hur lång väntetiden kan vara.
Visa väntetider på en skärm
Mycket av den frustration som kan komma av att vänta på sin bokade tid är att patienterna känner att de har väldigt lite kunskap om eller kontroll på situationen. För att förbättra detta kan man därför ha en väntetidsindikator eller på annat sätt informera om ev. förseningar, på en skärm eller TV i väntrummet.
Tips: Visa behandlaren, en bild på henne/honom och en indikator på huruvida allt går enligt schemat eller inte.
Skicka status-SMS
Ett annat alternativ är att skicka ett SMS om det skulle förekomma förseningar.
61% av undersökta patienter angav att de hade uppskattat ett varnings-sms om väntetiden, även om de redan lämnat för att åka till kliniken. Detta dels för att de kan känna sig mindre stressade, men också att då kan hinna klämma in andra ärenden under tiden.
För att skicka ett SMS till patienten via Muntra:
- Välj patient.
- Gå till patientkort (om du inte automatiskt blir dirigerad dit).
- Tryck på de tre lodräta prickarna (Alternativ) uppe till höger.
- Tryck på “Skapa SMS”.