Flöde kan enkelt definieras som “ett sinnestillstånd när du är i "zonen"” - vanligtvis när du gör vad du älskar och är bra på. För att kunna driva din tandklinik mer effektivt, upprätthålla ett stabilt kassaflöde och driva intäkter, måste vårdflödet prioriteras.
Hälso- och sjukvårdsflöde innefattar allt från att hantera det administrativa som krav, betalningar och generera intäkter till de kliniska aspekterna. Flödet inkluderar till exempel att skicka in ersättningskrav till Försäkringskassan och att följa upp att man får betalt i tid från patienterna.
Processen för flöde inom tandvård börjar i det ögonblick som en patient bokar en tid och slutar när alla ersättningskrav samt betalningar betalats och bokförts. Flöde för den kliniska delen av verksamheten är tätt kopplad till den affärsmässiga biten. Flödesprocessen kan vidare delas in i fyra huvudmoment: Bokning, Behandling, Betalning och Bokföring.
Samtliga delar innehåller en rad olika fallgropar, men med optimeringspotential, där målet är att varje process ska ske så snabbt och smidigt som möjligt.
Bokningsflöde
Att skapa flöde i din bokningsprocess kan till exempel vara att i största möjliga mån minimera andelen patienter som uteblir. Detta är den mest vitala aspekten i bokningsprocessen, då kostnaden för en utebliven patient ofta är hög. Desto mer avancerade behandlingar bokningen avser, ju högre blir kostnaden för din klinik om patienten uteblir.
Andra delar i bokningsprocessen kan vara hur du kallar patienten, kommunicerar med patienten innan besöket och marknadsför kliniken.
Muntras tips:
- Anslut din klinik till muntra.com för att göra det lättare för patienter att hitta din klinik och kunna boka tider online. Muntra.com synkar automatiskt med klinikens tidbok och publicerar lediga tider för ett smidigare bokningsflöde.
- Muntra erbjuder även en bokningswidget, vilken tillåter patienter att boka tid direkt via klinikens hemsida.
Läs mer om widgeten här
Behandlingsflöde
Vad gäller Behandlingsprocessen fokuserar flöde i detta fall på att optimera de affärsmässiga bitarna snarare än det kliniska arbetet.
Behandlingsprocessen ser istället till att optimera antalet patienter du hinner behandla på en dag, hur du schemalägger din arbetsdag, vilken typ av behandlingar du vill göra mer utav, remisshantering och beläggningsgrad. Något som även påverkar ditt kassaflöde där ett optimerat bokningsflöde med välfylld tidboken leder till en högre omsättning och ökade intäkter.
Muntras tips:
Inled varje arbetsdag med ett morgonmöte. Under mötet går ni gemensamt igenom dagens patienter och schemat. Här finns även möjlighet att diskutera och rådfråga kring behandlingar, åtgärder eller dylikt.
Betalningsflöde
Att få betalt är ibland enklare sagt än gjort. Ett bra betalningsflöde säkerställer att du har ett bra kassaflöde och får betalt i tid. Samtidigt som patienterna får en bra upplevelse och är nöjda.
Inte bara säkerställer ett bra betalningsflöde ett minskat intäcktsläckage, det minimerar även den tid som du behöver lägga på onödigt administrativt arbete.
Muntras tips:
För att få till en bra betalningsflöde se till att skicka in alla åtgärder till Försäkringskassan innan patienten lämnar behandlingsrummet. Då är allt färdigt när patienten skall betala för sin behandling.
Bokföringsflöde
Bokföringsflöde är när du granskar, följer upp och administrerar in -och utbetalningar. För att få till ett bra flöde kan det vara idé att arbeta enligt ”Toyota principen”.
Toyota principen "ONE-PIECE-FLOW":
I korthet är Toyota principen att när du gör saker i bulk är det svårare att identifiera problem och skapar därmed onödig mängd administration. Till exempel för att granskning och undersökning. I Toyotas fabriksled införde man därmed “ONE-PIECE-FLOW” vilket innebar att man slutade göra saker i bulk och istället fullföljde en process åtgången var för sig.
Muntras tips:
Vi har skrivit en guide om dagliga rutiner som enkelt kan implementeras på kliniken för ett bättre bokföringsflöde.
