Vi står inför ett nytt år. En tid för nystart och förnyade krafter av ambition och driv. För att ta vara på det vill vi tipsa om att passa på att se över dina verksamhetsmål. Det är något av en konstform att välja rätt och kan göra mycket för din organisation. Med relevanta och gemensamma mål skapar du ett fokus och en riktning för hela verksamheten. Det är inte krångligt, men kräver lite tankekraft.
Verksamhetsmålen skapar tillsammans en bild av verksamheten. De visar vilka ni är, hur ni vill uppfattas och vad ni vill åstadkomma. I och med att yttre omständigheter ständigt förändras är det viktigt att ha ett tydligt ramverk internt för att inte tappa fokus. Det händer att nya möjligheter och spännande idéer dyker upp längs vägen. Där det är lätt att dras med i projekt som inte alltid är genomtänkta. Vilket kan göra fokuset splittrat och ni hamnar i en situation där det varken finns en tydlig riktning eller fokus, där det blir svårare att utvecklas.
När det kommer till att sätta upp mål finns det inget som heter ”one size fits all” och det är därför viktigt att dela upp målen. Där vissa kan bli gemensamma för samtliga på kliniken och vissa endast appliceras på respektive medarbetare. Ett sätt att dela upp målen är att se både kortsiktigt och långsiktigt. Oavsett lång- eller kortsiktigt mål är tydlighet centralt. Där för många mål inte är ett vinnande koncept då tydligheten försvinner i ett brus av mål. Att banta ner sina mål till 3-7 övergripande är ett bra riktmärke.
SMART-mål ett tankesätt
SMART står för följande:
- Specifikt: vilket handlar om tydlighet och avgränsning.
- Mätbart: du skall redan i förväg veta hur du skall mäta om målen är uppnådda eller inte. Det skall dock tilläggas att eventuella svårigheter med att mäta uppfyllnaden av målet är helt okej. Det är att föredra att ha ett korrekt beskrivet mål som alla förstår, framför att ha en perfekt mätmodell.
- Accepterat: vilket syftar till att de som skall jobba med målet måste vara med på tåget och framförallt förstå, men även acceptera det.
- Realistiskt: titta på hur era förutsättningar ser ut och sätt ett mål som inte är uppnåbart. Med det sagt så finns det inget som säger att man bör avhålla sig från att sätta utmanande mål. Det kräver mer arbete och tid från kliniken för att kunna uppnås. Men frukten av att nå den typen av mål känns extra bra.
- Tidsbundet: denna del syftar helt enkelt till att sätta upp en tidsram för när målet skall vara uppnått. För att följa upp tidsramen kan det vara bra att tillsätta milstolpar kopplat till slutmålet. Inte bara hjälper det till att hålla riktning, men det kan även agera som motivator med fler små delmål där kliniken kan se hur arbetet fortskrider.
Fördelen med den här typen av mål är att de är lätta att förstå, tydliga och ger samtliga i verksamheten ett bra fokus. Nackdelen med smarta mål är dock att det kan vara svårt för den enskilda medarbetaren att koppla den typen av mål till sitt dagliga arbete.
Beteendemål / innovationsmål
Den här typen av mål beskriver på ett konkret sätt vad var och en behöver göra för att verksamheten skall utvecklas i rätt riktning. Dessa mål kan utgå från verksamhetens värderingar. De kan vara riktade mer mot aktiviteter som syftar till att anskaffa sig ny kunskap, utvärdera nya möjligheter eller se över sitt arbetssätt. Den här typen av mål är mer kortsiktiga som går att förankra till de långsiktiga. Som tidigare nämnt kan dessa mål agera som delmål/milstolpar att förankra till de mer långsiktiga målen.
Ett exempel på ett beteendemål kan vara att kliniken skall få högre betyg från sina patienter. För att uppnå detta vill kliniken jobba på sitt patientbemötande och bestämmer därför att alla skall bidra med idéer för hur man skall uppnå detta. Detta implementeras sedan i veckomöten där alla förväntas bidra med en ny idé per vecka.
För att sätta upp dessa mål är det bra att börja med att ta reda på vilka beteenden som ni känner att ni behöver följa upp. Sedan prioriteras de mål som man tror har störst påverkan för att uppnå er strategi och verksamhetsplan.
Efter prioriteringen är det bra att se över mätvärden för hur ni skall följa upp målen och se om de blir uppnådda eller inte. Dessa mål sätts även alltid på individnivå där en medarbetare får ägarskap på ett helt annat sätt än vid SMARTA mål.
Vad händer sen?
Att sätta upp mål är en sak, men sedan är det även viktigt att aktivt arbeta med att följa upp dem. Det är en god idé att sätta upp avstämningstillfällen, där fokus ligger på målen och att se över så att man har alla förutsättningar för att nå dem. Dessa avstämningstillfällen ger er även möjlighet att lära er av framgångar och motgångar längs vägen och ni kan justera mål eller arbetssätt om ni hamnar ur kurs.
Tips på frågor att ställa vid uppföljning
- Hur långt har vi kommit med våra mål?
- Vad har vi lärt oss längs vägen?
- Vad har fungerat bra? Vad behöver ändras till nästa år?
- Hur har kliniken förändrats?
- Har vi skapat värde?
- Vad säger våra patienter?