Försäkringskassan efterhandskontroll av patientens kostnad–Praktiska råd och riktlinjer

** Disclaimer: Muntra tillhandahåller ej juridisk, medicinsk eller finansiell rådgivning. Denna artikel är tänkt endast som tips för klinikens hantering av ersättningskrav och patientfakturering.

Muntra Tips hantering av betalningar

För att vara bättre förberedd vid eventuella  efterhandskontroller.

Huruvida patienten betalat sin del av tandvårdskostnaden blir allt oftare ett föremål för utredning. Vid en efterhandskontroll förväntas det finnas väl dokumenterad information kring detta.  Just nu rapporterar allt fler av Muntra’s användare att Försäkringskassan vid efterhandskontroller granskar detta allt oftare. Här reder Muntra ut vad din tandklinik bör tänka på i samband med att styrka patientens kostnad vid en efterhandskontroll.

Har patienten betalat för sitt besök?

En grundläggande princip från Försäkringskassan är att det statliga tandvårdsstödet ersätter en del av patientens kostnad. Med andra ord, patienten måste bidra med sin del av tandvårdskostnaden för att kvalificera sig för ersättning.

Ersättningen beror på det avtalade priset mellan vårdgivaren och patienten (enligt 2 kap. 4 § lagen (2008:145) om statligt tandvårdsstöd, "STL"). Vid efterhandskontroller måste tandkliniken kunna bevisa denna kostnad genom tydlig dokumentation, inklusive bokföringsunderlag. Om tandkliniken inte kan det, eller om kostnaden inte stämmer, kan Försäkringskassan kräva tillbaka tandvårdsersättningen som har betalats ut.

Direktbetalning via kort eller swish 

Om betalningen sker med kort eller Swish, bör du se till att:

• Transaktionen är korrekt registrerad i ditt journalsystem ochg bokföringssystem.
• Du har en kopia av kvittot eller transaktionsbeviset.
• All relevant information om tjänsten som har utförts är tydligt angiven, inklusive datum, tid, och vilken behandling som har utförts.
  
  

Kontanbetalningar 

Om en patient betalar med kontanter, blir det viktigare att ha en noggrann dokumentation eftersom det inte finns någon elektronisk spårning av transaktionen som med kortbetalningar. Här är några rekommendationer:

1. Utfärda Kvittot: Alltid ge ett kvitto till patienten och behålla en kopia för dina egna register. Detta kvitto bör innehålla all relevant information, inklusive datum, tid, tjänster som utförts, och beloppet som betalats.
   
   
2. Bokföring: Se till att kontantbetalningen omedelbart registreras i ditt bokföringssystem. Detta bör göras av en ansvarig person för att minimera risken för fel eller oegentligheter.
   
   
3. Kassaregister: Om möjligt, använd ett kassaregister som automatiskt sparar en kopia av alla transaktioner. Detta kan vara till hjälp vid en eventuell revision. (OBS! Muntra har stöd för denna funktion men det är en tilläggstjänst) 
   
   
4. Signatur: Be patienten att signera en bekräftelse på att betalningen har mottagits, särskilt om det rör sig om större belopp.
   
   
5. Dokumentera Tjänsterna: Förutom finansiell dokumentation, se till att du har detaljerad medicinsk dokumentation för tjänsterna som utförts. Detta kan inkludera patientjournaler, röntgenbilder, etc.
   
   
6. Följ Lagar och Regler: Var noga med att följa alla lagar och regler som gäller för hantering av kontanter inom hälso- och sjukvården. Detta kan inkludera regler om maximala belopp för kontantbetalningar.
   
   
7. Interna Kontroller: Ha starka interna kontroller för att säkerställa att kontanter hanteras på ett säkert och spårbart sätt. Detta kan inkludera kameraövervakning och regelbundna revisioner.
   
   
8. Rådgivning: Om du är osäker på de specifika kraven, kan det vara klokt att konsultera en revisor eller juridisk rådgivare som är specialiserad på hälso- och sjukvårdssektorn.

Genom att följa dessa rekommendationer kan du minimera risken för problem vid eventuella efterhandskontroller från Försäkringskassan eller andra myndigheter.

Fokus vid efterhandskontroll av Delbetalning

Allt fler tandkliniker erbjuder nu möjligheten till delbetalningar för sina patienter. Denna utveckling har ökat behovet av noggrann dokumentation kring delbetalningar vid efterhandskontroller.  

Vid efterhandskontroller av delbetalningar granskar Försäkringskassan flera aspekter:

1. Vilken specifik tandvårdsbehandling delbetalningen gäller för.
   
   
2. Villkoren för delbetalningen, inklusive avbetalningsplanen.
   
   
3. Nödvändiga dokument såsom kostnadsförslag/terapiplan och avtal för delbetalning.

Det är viktigt att notera att avtal för delbetalning måste vara dokumenterade i förväg. Ett avtal som ingåtts efter behandlingen kan inte bevisa patientens faktiska kostnad.

Vanliga fallgropar vid delbetalning:

1: Avtal för delbetalning har dokumenterats i efterhand: 

Det är av stor vikt och betydelse att tandkliniken kan bevisa att avtalet har ingåtts innan tandvården och patientkostnader bokförts.

Förvaltningsrätten i Umeå konstaterade den 2 februari 2017, i mål nummer 1611-16, att ett avtal som ingåtts sex månader efter utförd behandling inte bevisade att patienten haft en kostnad.

2: Att patienten inte betalar enligt plan:

Ifall patienten inte har betalat till kliniken enligt överenskommelse behöver tandkliniken kunna bevisa att det funnits en avsikt för detta. T.ex. genom att bevisa att beloppet är bokfört som en utestående kundfordran eller kundförlust för året i fråga.

Det finns även fall där återkrav har skett i samband med att tandkliniken inte gjort sitt yttersta för att säkerställa att patienten ska betala enligt avtalet. T.ex. genom att skicka påminnelser, inkasso och slutligen till Kronofogden.

Effektiv Hantering av Delbetalningar

För att säkerställa korrekt dokumentation och smidiga efterhandskontroller, bör tandkliniker överväga följande:

1. Förskottsbetalningar: Att be patienten om en förskottsbetalning vid behandlingsstart kan säkerställa att avtal är på plats innan kostnader dokumenteras.
   
   
2. Ingå ett avtal med ett factoringföretaget: Att använda externa factoringföretag som Payzmart, Resurs, Sveaekonomi eller Fortus kan underlätta dokumentationsprocessen genom att överlåta faktureringen och avbetalningen till en tredje part.
   
   Överlåter tandkliniken fakturan/delbetalningen utan sk. “regressrätt” övergår även kreditrisken på tredje part. Då blir bevisbördan (huruvida patienten har betalat) enklare, eftersom tandkliniken kan hänvisa till ett generiskt avtal med den tredje parten.
   
   
3. Skriftliga Avtal: Alltid använda skriftliga avtal istället för muntliga. Skriftliga avtal är förvisso lika bindande som muntliga. Men fördelen med skriftliga avtal är att de är enklare att bevisa vid eventuella efterhandskontroller.
   
   

Bevisbördan ligger på tandkliniken. Dvs. alla otydligheter och motsägelser tillfaller tandkliniken att bevisa och styrka. Problemet med en muntlig överenskommelse är att det är svårt att bevisa vad som faktiskt avtalats, Muntras rekommendation är därför att enbart använda skriftliga överenskommelser.

4. Daganteckningsmall för Delbetalningar

I kvalitetsarbetet på tandkliniker är daganteckningar avgörande. För smidig hantering av delbetalningar och förenklade efterhandskontroller, föreslår vi att lägga till en rad i daganteckningsmallen. Denna rad påminner behandlaren att dokumentera avtal om delbetalningar. Detta enkla steg kan tydliggöra och verifiera delbetalningsavtal i framtiden, och därmed bidra till effektiv dokumentation och högre kvalitet. 

 
OBS! En daganteckning i sig är inte ensamt tillräckligt som bevis.

Välj Muntra för fler tips!

Att driva en tandklinik innebär många utmaningar som inte nödvändigtvis rörtänderna. Hos Muntra är vi dedikerade till att klargöra och förenkla sådana frågor för våra kunder. Det kan inkludera allt från att tydliggöra Försäkringskassans komplicerade regler till att vägleda i andra situationer.