Vid en efterhandskontroll utreder Försäkringskassan om vårdgivarens rapportering av tillstånd och åtgärder uppfyller villkoren enligt reglerna om statligt tandvårdsstöd och om rätt tandvårdsersättning har betalats ut.
Utöver en direkt ekonomisk risk vid återkrav tillkommer en ökad administration/arbetsbörda när efterhandskontroller hanteras felaktigt. Varför det är av största vikt att tandkliniken har bra rutiner för hantering av detta.
Vi har samlat Muntras bästa tips och information gällande hur tandkliniken kan arbeta tryggt och effektivt med efterhandskontroller. Inlägget är baserat på vägledande dokumentation från Försäkringskassan och råd från tandkliniker i Muntras nätverk som delat med sig av sin kunskap.
Tips nr 1 - Skaffa en digital brevlåda
Papper och brev i all ära. Men ibland händer det att posten inte kommer fram eller att papper tappas bort på kliniken. När det gäller efterhandskontroller är det viktigt att dessa besvaras snabbt. Numera kan du få alla dina brev från Försäkringskassan digitalt. Detta underlättar hanteringen och hjälper dig jobba mer strukturerat.
Se mer information, på Försäkringskassans hemsida.
Tips nr 2 - Utse en medarbetare som är huvudansvarig för att hantera efterhandskontroller
För effektiv och tydlig hantering av ärenden bör tandkliniken fördelaktligen alltid ha en person som är ytterst ansvarig för att hantera efterhandskontroller. Detta för att undvika enkla missförstånd och ha en tydlig struktur i vem som leder arbetet. Samtliga inkommande ärenden från Försäkringskassan hanteras och samlas in av en person. Den ansvarige har sedan som uppgift att informera den vårdgivaren som utfört tandvården om att det tillkommit en efterhandskontroll samt säkerställer att begärda uppgifter rapporteras korrekt till Försäkringskassan.
Tips nr 3 - registrera efterhandskontroller som i ett ärendehanteringssystem
På en tandklinik är det ständigt många bollar i rörelse samtidigt. Att hålla koll på allting blir därför inte helt lätt. Muntras medgrundare Pontus säger alltid själv “den vanligaste lögnen jag säger till mig själv dagligen är att jag kommer ihåg det utan att anteckna”. Med mycket att göra blir det tillslut omöjligt att komma ihåg allting. Ett ärendehanteringssystem håller koll på allting åt dig. Där kan du organisera och tilldela uppgifter. Systemet bygger ofta på “att-göra-listor” som ditt team tillgår för en snabb överblick över vad som måste göras, vilka uppgifter som är prioriterade och när arbetet ska vara klart.
Använder du Muntra hittar du ärendehantering på startsidan. Där kan du skriva en “att-göra” som du tilldelar till dig själv eller en kollega. Du kan även skriva till vilken patient det gäller samt sätta en deadline. På så vis kommer du ha stenkoll på alla efterhandskontroller. Vill du ha hjälp att komma igång rekommenderar vi att kontakta supporten.
Nyfiken på Muntras ärendehantering?
För dig som inte använder Muntra, inte ser nyttan av att ha det i journalsystemet eller känner att detta hade varit skönt att ha som en mobil-app, rekommenderar vi att titta på ClickUp. Tjänsten är användarvänlig och dessutom helt kostnadsfri. Du betalar enbart för somliga “premium-funktioner”.
När får din tandklinik en efterhandskontroll?
Försäkringskassan genomför både slumpmässiga och riktade efterhandskontroller. Ett beslut för inriktning av efterhandskontrollerna bestäms med hjälp av följande:
- Övergripande riskanalyser
- Utvärdering av tidigare utförda kontroller
- Tandklinikens rapporteringsmönster
- Avsiktliga fel som rapporteras av b.la. patienter och myndigheter
Syftet med de slumpmässiga kontrollerna är bland annat för att kunna uppskatta hur mycket tandvårdsstöd som betalas ut felaktigt. Men de sker även som ett stickprov för att kontrollera både oavsiktliga och avsiktliga fel.
En riktad efterhandskontroll sker däremot när Försäkringskassan har en skälig misstanke om att felaktiga uppgifter rapporterats. Riktade kontroller tillkommer vanligen i en högre utsträckning när en vårdgivare och mottagningar tidigare uppgett felaktiga uppgifter eller försökt få ersättning på felaktiga grunder.
Med andra ord, oberoende oavsiktliga eller avsiktliga fel, så kommer ett fel troligen innebära att det tillkommer ytterligare riktade efterhandskontroller för att identifiera potentiellt ytterligare fel. Att t.ex. missa rapportera och skicka in underlag vid en efterhandskontroll kan innebära att kliniken får många fler efterhandskontroller. Utöver ett eventuellt återkrav innebär det således även ytterligare administration.
Vid en efterhandskontroll kontrollerar Försäkringskassan:
- att den rapporterade tandvården stämmer med tillgänglig
- dokumentation
att tandvården är ersättningsberättigande - att den rapporterade tandvården verkligen har utförts, eventuellt genom kontakt med patienten
- att patientens tillstånd, som är grund för den ersättningsberättigande åtgärden, var korrekt angiven
- att det finns underlag för patienter som fått särskilt tandvårdsbidrag.
Försäkringskassan kan även kontrollera att vårdgivaren uppfyller sina skyldigheter gentemot patienten, exempelvis att patienten fått undersökningsprotokoll och kostnadsförslag. I efterhandskontroller ingår även att kontrollera att det pris som vårdgivaren debiterat patienten stämmer med det inrapporterade priset. Att patienten betalat “sin del” av den totala behandlingspriset är avgörande för att vården ska vara ersättningsberättigande. Se mer angående hur Försäkringskassan verifierar att patienten betalat sin del av vården via följande inlägg.
Vill du prova Muntra?
